Marianne Reng, Elvi Engelsmann og Susan Bylov Jeppesen er med til at sortere de mange patientjournaler under Regionshospitalet Viborg. Målet er at få reduceret arkivet, så der bliver frigivet rum, som skal bruges i forbindelse med byggeri og rokader de kommende år.


Der ryddes op og ud i Regionshospitalet Viborgs arkiver for at skabe plads til det kommende byggeri af Akutcenter Viborg.

20-03-2014

Side om side står de. Nærmest endeløse rækker af brune papirkuverter og røde plastikmapper. Med historierne om sygdomsforløb, behandling, helbredelse, fødsler og dødsfald. Igennem adskillige år er Regionshospitalet Viborgs arkiv med patientjournaler støt og stabilt vokset, efterhånden som patienterne har lagt sig i de hvide senge.

Men nu ryddes der op med hård – men lovlydig – hånd i omtrent 2700 af de i alt knap 4700 hyldemeter arkiv i kælderen under hospitalet. For at gøre plads til byggeriet af det nye akutcenter, skal det omfattende journalarkiv slankes, så det fremover kun rummer de journaler, som hospitalet ifølge autorisationslovgivningen er forpligtet til at opbevare, eller som skal bevares af historiske årsager i henhold til arkivlovgivningen.

- Vi må nok konstatere, at arkivet bærer præg af, at vi hellere har villet gemme end smide væk, for vi er i hvert fald i besiddelse af mere journalmateriale, end vi er forpligtede til. Gennem årene er der flere gange blevet taget tilløb til at få ryddet ud i arkivet, men når hverdagen kører, kan det være svært at finde tid og kræfter til at få gennemført den slags projekter. Præcis som det er hjemme hos os selv, hvor det som regel er oprydningen på loftet, der får lov at vente længst, forklarer jurist Susanne Gade Clausen, som er tovholder på oprydningen i journalarkivet.

- Nu smider I vel ikke for meget ud?
Siden november har Susanne Gade Clausen og de nu i alt tre kolleger været i gang med arbejdet. Med hjælp fra kolleger i Teknisk Afdeling er de gamle sikringsrum under hospitalet blevet ryddet og gjort klar, så der nu er plads til den del af arkivet, som skal gemmes til fremtiden. For selv om der luges kraftigt ud i arkivet, så skal der også fremover være plads til de gamle journaler. Eksempelvis skal alle journaler gemmes i 10 år efter seneste optegnelse, ligesom journaler for alle patienter født den 1. i måneden ifølge arkivloven skal bevares til evig tid af historiske og forskningsmæssige årsager.

For arkivmedarbejderne Marianne Reng, Susan Bylov Jeppesen og Elvi Engelsmann er opgaven derfor at gribe fat i hver enkelt journal og tjekke dels patientens fødselsdato og dels tidspunktet for seneste indlæggelse, kontrol eller behandling for at vurdere, om journalen eller dele af den skal gemmes eller smides ud. Og det kan virke grænseoverskridende, når arkivmedarbejderne kasserer de gamle optegnelser over patientforløb.

- Vi har i hvert fald fået en del henvendelser fra kolleger, som har spurgt, om det virkelig kan passe, at der skal smides så meget ud, fortæller Marianne Reng, mens hun viser rundt blandt de mange reoler med tætpakkede hylder.
Men oprydningen følger naturligvis alle regler og love, understreger Susanne Gade Clausen.

- Vi bevarer selvfølgelig fortsat alt det, som vi skal. Og samtidig vil Statens Arkiver overtage den ældste del af vores arkiv, som rummer håndskrevne og læderindbundne patientjournaler helt tilbage fra 1880’erne, fortæller Susanne Gade Clausen.

To meter om dagen
Det er 15 år siden, Regionshospitalet Viborg så småt begyndte at benytte elektroniske patientjournaler, og i dag sker alle optegnelser via computer i MidtEPJ. Dermed genereres der altså ikke længere nye papirjournaler til kælderarkivet.

Til gengæld forsøger de nuværende arkivmedarbejdere at fremtidssikre deres arbejde ved at farvemærke de journaler, som inden for de nærmeste år vil kunne tages ud af arkivet med henvisning til, at der ikke i løbet af de seneste 10 år er sket nye optegnelser i journalerne. På den måde skulle det gerne blive mere overskueligt at få trimmet arkivet løbende, vurderer Marianne Reng.

Inden da arbejder hun og kollegerne sig vedholdende gennem de mange journaler. Kuvert efter kuvert, mappe efter mappe. Omtrent to hyldemeter om dagen, kan de nå hver især, så der i løbet af de næste måneder bliver lidt bedre plads til fremtiden og håndværkerne.


Arkivets 2700 hyldemeter med journaler skal sorteres, så der bliver plads til nybyggeriet på Regionshospitalet Viborg. En stor del af journalerne bliver bortskaffet som fortrolige papirer, mens hospitalet naturligvis gemmer alle de journaler, som loven foreskriver.

Se TV MidtVests indslag fra arkivet den 24. marts 2014: